Tietosuojaseloste — Tilatutka Oy

Voimassa 21.10.2026 alkaen. Julkaistaan sivulla tilatutka.fi/tietosuoja/ ja linkitetään Tilatutka-alustan kirjautumissivulta. Tästä asiakirjasta on aina vain yksi voimassa oleva versio; muutokset on kirjattu lopun muutoshistoriaan.

Rekisterinpitäjä

Tilatutka Oy (Y-tunnus 3651333-4) info@tilatutka.fi · 045 329 7290

Tietosuoja-asioissa voit aina ottaa yhteyttä osoitteeseen info@tilatutka.fi. Tilatutkalla ei ole tietosuojavastaavaa, koska laki ei sitä edellytä; tietosuojasta vastaa yhtiön toimitusjohtaja.

Keitä tämä seloste koskee

• Sivustomme lomakkeen täyttäneet (tilatarveilmoitus tai esittelyn varaus)
• Yritysten päättäjät ja työntekijät, joiden työyhteystiedot ovat mukana palvelussamme tai joille lähetämme kartoitusviestejä
• Yritykset, joiden toimitilatarpeen olemme varmentaneet, ja niiden yhteyshenkilöt
• Asiakkaidemme yhteyshenkilöt, sopimusten hyväksyjät ja Tilatutka-alustan käyttäjät
• Sivuston kävijät (evästeet)

Mitä tietoja käsittelemme ja mistä ne on saatu

Sivuston lomakkeet. Kun jätät tilatarveilmoituksen tai varaat esittelyn, tallennamme antamasi tiedot: nimen, yrityksen, sähköpostiosoitteen, puhelinnumeron ja kuvauksen tarpeestasi. Lomakkeen lähetyksen yhteydessä käsittelemme teknisesti myös IP-osoitetta roskapostin estämiseksi.

Yritystiedot julkisista rekistereistä. Patentti- ja rekisterihallituksen avoin yritysdata (nimi, y-tunnus, yhtiömuoto, toimiala, osoite, rekisteröintitiedot ja rekisteri-ilmoitukset), Verohallinnon avoin tuloverotusdata, PRH:n tilinpäätösrekisteri (liikevaihto ja tulos), julkiset rekrytointi-ilmoitukset, julkiset hankintailmoitukset (Hilma) sekä Digi- ja väestötietoviraston avoin rakennus- ja osoiteaineisto, jolla paikannamme yrityksen toimipaikan kartalle. Nämä koskevat yrityksiä, eivät yksityishenkilöitä. Toiminimiyrittäjän kohdalla yrityksen nimi voi kuitenkin olla henkilön nimi.

Työyhteystiedot yritysten omilta verkkosivuilta. Keräämme yritysten julkisilta verkkosivuilta niiden itsensä julkaisemia työyhteystietoja: nimen, työtehtävän tai tittelin, työsähköpostin ja työpuhelinnumeron. Jokaisesta tiedosta tallennetaan myös sivun osoite, jolta se on haettu, ja hakupäivä. Noudatamme sivustojen robots.txt-ohjeita emmekä kerää tietoja kirjautumisen takaa, sosiaalisen median palveluista emmekä maksullisista yritystietopalveluista. Käsittelemme näitä tietoja vain työroolissa, emme yksityishenkilöinä, emmekä kerää yksityisiä yhteystietoja. Luokittelemme yhteystiedot sääntöpohjaisesti tehtävänimikkeen perusteella (esimerkiksi toimitusjohtaja, hallinto), jotta yhteydenotot kohdistuvat toimitilapäätöksistä vastaaviin henkilöihin.

Oma kartoitustyömme. Puhelimitse tai sähköpostitse varmennetut tilatarpeet, yrityksen ilmoittama yhteyshenkilö ja tämän työyhteystiedot, muistiinpanot yhteydenotoista ja niiden ajankohdat.

Kartoituspuhelujen tallennus. Kartoituspuhelut tallennetaan, ja niistä tehdään automaattinen kirjallinen litterointi ja tiivistelmä (aihe, yhteenveto ja sovitut toimet) kartoituksen kirjaamisen tueksi ja kirjausten laadun varmentamiseksi. Kerromme tallennuksesta puhelun alussa, ja voit kieltää sen, jolloin tallenne ja litterointi poistetaan. Tallenteet, litteroinnit ja tiivistelmät ovat vain Tilatutkan sisäisessä käytössä: niitä ei luovuteta asiakkaillemme eikä käytetä tekoälymallien kouluttamiseen. Tallenteen ja litteroinnin tekee puhelinpalvelumme toimittaja (ks. kohta Käsittelijät).

Kartoitusviestit. Lähetämme yritysten nimetyille päättäjille tekstimuotoisia sähköpostiviestejä, joissa kysymme toimitilatilanteesta. Tallennamme lähetyksen ajankohdan, vastauksen ja mahdollisen kiellon. Viesteissä ei ole seurantapikseliä; mittaamme vain vastaukset ja linkkien klikkaukset. Viestit lähetetään osoitteesta, jonka verkkotunnus on tilatutkat.fi, ja ne on allekirjoitettu Tilatutkan toimitusjohtajan nimellä.

Asiakastiedot. Asiakasyritysten yhteyshenkilöiden nimet ja yhteystiedot, sopimustiedot ja sopimuksen hyväksyjän nimi, hyväksymisaika ja tunnistautumistapa, Tilatutka-alustan käyttäjätunnukset sekä käyttäjien alustalle tekemät merkinnät. Salasanat tallennetaan vain suojattuna tiivisteenä, emme näe niitä. Alusta tallentaa lokiin kirjautumiset ja keskeiset toiminnot käyttäjätunnuksella ja aikaleimalla.

Miksi ja millä perusteella käsittelemme tietoja

• Lomaketiedot: käytetään vain siihen, mitä varten ne annoit: yhteydenottoon ja tilatarpeesi välittämiseen sopiville toteuttajille. Peruste on pyyntösi toteuttaminen ja suostumuksesi.
• Työyhteystiedot ja yritystiedot: oikeutettu etu (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohta). Oikeutettu etumme on yritysten välinen yhteydenpito toimitila-asioissa ja toimitilamarkkinan tilannekuvan tuottaminen. Olemme tehneet kirjallisen tasapainotestin ja arvioineet, että käsittely on odotettavissa olevaa: tiedot ovat yritysten itsensä julkaisemia työyhteystietoja, käytämme niitä vain työasiassa, ja jokainen voi kieltää käsittelyn milloin tahansa. Emme käsittele arkaluonteisia tietoja emmekä yksityiselämään liittyviä tietoja.
• Kartoitusviestit: oikeutettu etu sekä sähköisen viestinnän palveluista annetun lain (917/2014) 200 §, jonka mukaan työtehtäviin liittyvää suoramarkkinointia saa kohdistaa nimettyyn henkilöön ilman ennakkosuostumusta. Jokaisessa viestissä on mahdollisuus kieltää lisäviestit.
• Kartoituspuhelujen tallennus ja litterointi: oikeutettu etu. Etumme on kirjata yrityksen kertoma tilatarve oikein ja voida varmentaa kirjauksen todenmukaisuus ilman uutta soittoa. Kerromme tallennuksesta puhelun alussa, ja kielto riittää aina: tallennetta ei silloin käytetä, vaan se poistetaan.
• Varmennettujen tilatarpeiden luovutus asiakkaille: tilanhakijan suostumus (lomake) tai oikeutettu etu (puhelimitse varmennettu tarve, josta yritys on kertonut meille tietäen, että välitämme sen toteuttajille).
• Asiakassuhde, sopimukset ja alusta: sopimuksen täytäntöönpano sekä kirjanpitolain mukaiset lakisääteiset velvoitteet.

Emme myy yhteystietoja markkinointirekistereihin emmekä käytä niitä muuhun kuin toimitiloihin liittyvään yhteydenpitoon. Palvelussamme myytävä tuote on varmennettu tilatarve, ei yhteystietolista.

Kun otamme sinuun yhteyttä ensimmäisen kerran

Jos tietosi on kerätty muualta kuin sinulta itseltäsi, kerromme heti ensimmäisessä yhteydenotossa (puhelussa tai kartoitusviestissä), mistä tiedot on saatu ja mihin tarkoitukseen niitä käytetään, sekä miten voit kieltää käsittelyn. Sama tieto on aina saatavissa pyytämällä osoitteesta info@tilatutka.fi.

Kenelle tietoja luovutetaan

Asiakkaillemme. Varmennettu tilatarve ja yrityksen yhteyshenkilön työyhteystiedot toimitetaan niille asiakkaillemme (toimitilojen rakentajille, omistajille, sijoittajille ja välittäjille), joiden sopimus kattaa yrityksen sijaintialueen. Tarvettasi ei julkaista avoimesti. Emme toimita samaa tarvetta yhtä aikaa sekä välittäjille että rakentajille tai sijoittajille. Asiakkaamme vastaa vastaanottamiensa tietojen käsittelystä omana rekisterinpitäjänään, ja olemme sopineet asiakkaidemme kanssa, että tietoja käytetään vain toimitilatarpeeseen liittyvään yhteydenottoon, niitä ei luovuteta edelleen, ja ne poistetaan viimeistään 24 kuukauden kuluttua, ellei asiakassuhdetta synny. Jos kiellät käsittelyn, ilmoitamme kiellosta myös asiakkaille, joille tietosi on toimitettu.

Yrityshaku. Asiakkaamme näkevät alustalla julkisista rekistereistä koottuja yritystietoja ja tunnuslukuja. Yritysten verkkosivuilta kerättyjä työyhteystietoja näytetään asiakkaille vain siltä osin kuin ne liittyvät varmennettuun tilatarpeeseen; koko yhteystietokantaa ei näytetä eikä luovuteta.

Palveluntarjoajamme käsittelevät tietoja lukuumme (ks. kohta Käsittelijät). Muille osapuolille tietoja ei luovuteta, ellei laki sitä vaadi.

Käsittelijät ja tietojen sijainti

Käytämme seuraavia palveluntarjoajia, jotka käsittelevät henkilötietoja lukuumme:

Palvelutietokanta ja varmuuskopiot säilytetään EU:n alueella, yhteydet ovat salattuja ja pääsy on rajattu Tilatutkan omaan käyttöön henkilökohtaisin tunnuksin. Googlen osalta tietoja voidaan siirtää EU:n ulkopuolelle Euroopan komission vakiolausekkeiden ja EU–Yhdysvallat-tietosuojakehyksen nojalla. Telavox käsittelee puhelujen ääntä ja litterointeja EU:ssa sijaitsevassa ympäristössään; litteroinnin tekee Telavoxin EU:ssa toimiva tekoälyalihankkija, eikä aineistoa käytetä mallien kouluttamiseen. Ajantasainen käsittelijäluettelo on saatavissa pyytämällä.

Kuinka kauan säilytämme tietoja

• Lomaketiedot: niin kauan kuin tilatarpeesi käsittely vaatii, enintään kaksi vuotta viimeisestä yhteydenpidosta.
• Työyhteystiedot: enintään 24 kuukautta keräämisestä tai viimeisestä tarkistuksesta. Tarkistamme tiedot säännöllisesti yrityksen verkkosivuilta; jos tieto ei enää ole siellä, se poistetaan.
• Varmennetut tilatarpeet ja kartoitusmuistiinpanot: yhteyshenkilön henkilötiedot ja muistiinpanot poistetaan tai anonymisoidaan 24 kuukauden kuluttua viimeisestä yhteydenpidosta. Yritystason tieto (yritys, alue, tarpeen tyyppi ja ajankohta) säilytetään tilastointia ja markkinakatsauksia varten ilman henkilötietoja.
• Kartoitusviestit: lähetys- ja vastaustiedot 24 kuukautta.
• Puhelutallenteet ja litteroinnit: enintään 12 kuukautta puhelusta. Puhelun tiivistelmä (aihe, yhteenveto, sovitut toimet) säilytetään kartoitusmuistiinpanojen osana ja poistetaan niiden mukana (24 kuukautta). Kiellon jälkeen tallenne ja litterointi poistetaan heti.
• Saapuvan puhelun numero: kun yritys soittaa meille takaisin, soittajan numero säilytetään järjestelmässämme 24 tuntia, jotta puhelu voidaan yhdistää oikeaan yritykseen. Sen jälkeen numero poistetaan; jos puhelu yhdistettiin yritykseen ja numero tallennettiin yhteystiedoksi, se säilyy työyhteystietona yllä kerrotun ajan.
• Kieltopyynnöt: säilytämme tiedon kiellosta niin kauan kuin on tarpeen, jotta poistettu tieto ei palaudu myöhemmissä päivityksissä. Kieltolistalle tallennetaan vain se vähin tieto, joka tunnistamiseen tarvitaan.
• Asiakastiedot ja sopimukset: asiakassuhteen ajan ja sen jälkeen kirjanpitolain edellyttämän ajan (tositteet 6 vuotta, kirjanpitokirjat 10 vuotta). Alustan käyttäjätunnukset ja asiakkaan merkinnät poistetaan 30 päivän kuluttua sopimuksen päättymisestä.
• Lokitiedot: 12 kuukautta.

Oikeutesi

Sinulla on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat tiedot, pyytää niiden oikaisua tai poistoa, rajoittaa käsittelyä ja siirtää antamasi tiedot järjestelmästä toiseen. Vastaamme pyyntöihin kuukauden kuluessa.

Oikeus vastustaa käsittelyä. Koska käsittelemme työyhteystietoja oikeutetun edun perusteella, sinulla on oikeus vastustaa käsittelyä milloin tahansa. Riittää yksi viesti osoitteeseen info@tilatutka.fi, vastaus kartoitusviestiin tai maininta puhelimessa. Poistamme tietosi ilman viivytystä ja lisäämme ne kieltolistalle, jotta ne eivät palaudu myöhemmissä päivityksissä. Emme kysy syytä. Suoramarkkinoinnin voit kieltää aina.

Sinulla on myös oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle (tietosuoja.fi).

Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Kohdennamme yhteydenottojamme yritystason julkisten tunnuslukujen perusteella, kuten liikevaihdon kehityksen, rekrytointi-ilmoitusten ja rekisteröintitietojen. Kohdennus koskee yrityksiä, ei yksittäisiä henkilöitä, eikä siihen liity sinua koskevia automaattisia päätöksiä tai henkilökohtaista profilointia. Jokaisen tilatarpeen varmistaa ihminen puhelimitse tai sähköpostitse.

Tekoälyn käyttö

Käytämme tekoälytyökaluja sivuston sisältöjen laatimisessa ja sisäisten työkalujen kehittämisessä. Julkaistut tekstit tarkistaa aina ihminen. Emme syötä henkilötietoja tekoälypalveluihin luokittelua tai rikastamista varten. Ainoa poikkeus on kartoituspuhelujen litterointi ja tiivistelmä, jonka tekee puhelinpalvelumme toimittajan tekoälytoiminto EU:ssa (ks. kohta Kartoituspuhelujen tallennus). Tiivistelmän perusteella ei tehdä automaattisia päätöksiä, vaan kartoittaja kirjaa tiedot itse.

Tietoturva

Suojaamme tiedot teknisin ja organisatorisin toimenpitein: henkilökohtaiset tunnukset ja tiivistetyt salasanat, salatut yhteydet, EU:ssa sijaitseva tietokanta, päivittäiset varmuuskopiot, tapahtumalokit sekä dokumentoitu riskienhallinta ja poikkeamien käsittely. Tietoturvan hallintakeinot on jäsennetty ISO/IEC 27001:2022 -standardin mukaisesti; Tilatutkalla ei ole sertifikaattia. Jos tietoturvaloukkaus todennäköisesti aiheuttaa sinulle korkean riskin, ilmoitamme siitä sinulle ilman aiheetonta viivytystä.

Evästeet

Verkkosivusto tilatutka.fi käyttää välttämättömiä evästeitä, jotka pitävät sivuston toimivana. Niihin ei tarvita suostumusta. Selaimen muistiin tallentuu myös evästevalintasi ja tieto siitä, että suljit chat-tervehdyksen. Chat-toiminto on sivuston oma, eikä se lähetä tietoja ulkopuolisille.

Lisäksi käytämme Google Tag Manageria, jonka kautta voidaan ottaa käyttöön tilastointi- ja mainosevästeitä (Google Analytics ja Google Ads). Näitä ei aseteta ennen kuin annat suostumuksesi. Sivusto käyttää Googlen Consent Mode v2 -toimintoa, jossa kaikki mittaus- ja mainossuostumukset ovat oletuksena kiellettyjä. Jos valitset "Vain välttämättömät", ne pysyvät kiellettyinä.

Suostumuksen antaminen on vapaaehtoista, ja voit peruuttaa sen milloin tahansa yhtä helposti kuin annoit sen: klikkaa sivun alalaidasta Evästeasetukset ja tee uusi valinta. Voit myös poistaa evästeet selaimesi asetuksista.

Tilastointi- ja mainosevästeiden käsittelyn oikeusperuste on suostumuksesi (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan a alakohta). Välttämättömien evästeiden peruste on oikeutettu etumme pitää sivusto toimivana. Google toimii näiden osalta käsittelijänämme.

Tilatutka-alusta käyttää vain välttämätöntä istuntoevästettä, joka pitää kirjautumisen voimassa. Alustalla ei ole tilastointi- eikä mainosevästeitä.

Muutokset

Päivitämme tätä selostetta palvelun kehittyessä. Ajantasainen versio on aina tällä sivulla, ja voimaantulopäivä näkyy sen alussa.